Son yýllarda artan dijitalleþme eðilimi ile birlikte iþ hayatýna entegre olan bulut sistemleri bulunmaktadýr. Özlük dosyalarý, insan kaynaklarý süreçleri ile alakalý yerine getirilmesi gereken yasal yükümlülüklerin ayný zamanda dijital süreçlerle de yürütülebilmesi mümkündür.
5070 Sayýlý Elektronik Ýmza Kanunu’nda öngörülen e-imza, dijital imza ve zaman damgasýna iliþkin gerekli alt yapýnýn kullanýlmasý ve iþlemlerin anýlan kanuna gerçekleþtirilmesi halinde bu iþlemlerin mevzuata uygun olacaðý ve iþveren yükümlülüðünün yerine getirilmiþ olacaðý kabul edilmektedir.
Dijital belgelendirme süreçlerinin de bir sistem dahilinde olmasý halinde ilgili makamlar tarafýndan kabul edilmektedir. Ýspat açýsýndan ya elektronik imza ya da ýslak imza halen en geçerli iki yöntemdir. Bazý firmalar dijital devrim sonucu, elektronik saklama sistemlerine geçmiþ bulunmaktalar.
5070 Sayýlý Elektronik Ýmza Kanununda öngörülen e-imza, dijital imza ve zaman damgasýna iliþkin gerekli alt yapýnýn kullanýlmasý ve iþlemlerin anýlan kanuna göre gerçekleþtirilmesi halinde bu iþlemlerin mevzuata uygun olacaðý ve iþveren yükümlülüðünün yerine getirilmiþ olacaðý kabul edilmektedir.
Çalýþanlardan alýnan muvafakatname, taahhütname gibi evraklarýn ýslak imzalý hallerinin taranýp elektronik ortamda muhafaza edilmesi olasýdýr ancak muhtemel bir denetimde müfettiþler evraklarýn aslýný görmeyi talep edebilir. Bu anlamda evraklarýn asýllarýnýn saklanmasý iþveren yararýna olacaktýr.
Bu evraklar gibi çalýþanýn el yazýsý ve ýslak imzasý ile onay vermesinin önem arz ettiði evraklarýn kaðýt ortamýnda hazýrlanmadan elektronik ortamdan alýnmasý ise hukuken bir takým sorunlarý beraberinde getirebilecektir. Bu anlamda bu evraklarýn çalýþanlardan yazýlý ve ýslak imzalý olarak kaðýt ortamýnda alýnmasý uygun olacaktýr. Yahut e-imza ile iþlemlerin yürütüldüðü bir sistem kurulmasý halinde, ilgili evraklarýn elektronik ortamda hazýrlanmasý da mümkündür.
Özellikle yýllýk ücretli izin, fazla çalýþma gibi hususlarýn ispatlanabilirliði açýsýndan bu evraklarýn sadece çalýþanýn giriþ yapabildiði bir sistem üzerinden talep edilebiliyor olmasý gerekir.
Diðer bir ifade ile dijital ortamýn güvenirliliðinden bahsedilebilmesi için çalýþanlarýn sadece kendilerinin giriþ yapacaðý bir sistem kurulmasý gerekir. Böyle bir sistem kurulduðu takdirde yýllýk ücretli izin formlarý, fazla çalýþma formlarý gibi evraklar bu sistem üzerinden alýnabilir.
Ancak iþ sözleþmesi, muvafakatname, taahhütname, savunma gibi evraklarýn e-imza, dijital imza ve zaman damgasýna iliþkin gerekli alt yapýnýn kullanýlmasý ve iþlemlerin 5070 sayýlý kanuna göre yürütüldüðü bir sistem olmadýðý müddetçe ýslak imzalý olarak hazýrlanmasý ve muhafaza edilmesi gerekir.
