Sosyal güvenlik mevzuatýna göre iþveren ve iþyeri sahipleri; iþyeri defter, kayýt ve belgelerini ilgili olduðu yýlý takip eden yýlbaþýndan baþlamak üzere on yýl süreyle, saklamak ve Sosyal Güvenlik Kurumu’nun denetim ve kontrol ile görevlendirilen memurlarýnca (SGK müfettiþleri ve SGK denetmenleri) istenilmesi halinde 15 gün içinde ibraz etmekle yükümlü tutulmuþtur. Ýbraz yükümlülüðünün süresi içinde haklý bir mazeret gösterilmeksizin (mücbir sebep hariç 15 gün) yerine getirilmemesi halinde;
-Bilanço hesabýna göre defter tutmakla yükümlü olan iþverenlere 12,
-Ýþletme, serbest kazanç defteri gibi diðer defterleri tutmakla yükümlü olan iþverenlere 6,
-Defter tutmakla yükümlü olmayan iþverenlere ise 3 asgari ücret tutarýnda idari yaptýrým uygulanacaktýr.
Yangýn, deprem, sel, su baskýný gibi çeþitli nedenlerle yasal defter ve belgelerin zayi olmasý durumunda buna iliþkin bazý yasal prosedürlerin iþletilmesi gerekmektedir.
5510 Sayýlý Kanun’da defter ve belgelerin zayi edilmesi ile ilgili olarak herhangi bir hüküm bulunmamaktadýr.
213 Sayýlý Vergi Usul Kanunu'nun 15. maddesinde, mücbir sebeplerden herhangi birinin vuku bulmasý durumunda mücbir sebebin malum olmasý veya ilgililer tarafýndan ispat ve tevsik edilmesi þartýyla vergi sürelerinin iþlemeyeceði belirtilmiþtir.
Vergi Usul Kanunu'nun 13. Maddesi’nde;
-Vergi ödevlerinin yerine getirilmesine engel yangýn,
-Sahibinin iradesi dýþýndaki sebepler dolayýsýyla defter ve vesikalarýnýn elinden çýkmýþ bulunmasý halleri mücbir sebep hali olarak kabul edilmiþtir.
Dolayýsýyla, Maliye Bakanlýðý yangýn sebebiyle mücbir sebep ilan etmediði sürece, arþivde yanan evraklarýn durumunun belgelenebilmesi için bu hususun ispat ve tevsik edilmesi gerekmektedir.
Ýþverenlerce saklamakla yükümlü olunan defter ve belgelerin; yangýn, su baskýný veya yer sarsýntýsý gibi bir afet veya hýrsýzlýk sebebiyle ve kanuni saklama süresi içinde ziyaa uðramasý halinde, öðrenildiði tarihten itibaren on beþ gün içinde ticari iþletmenin bulunduðu yer yetkili mahkemesinden bir belge istenebileceði, bu davanýn hasýmsýz açýlacaðý, mahkemenin gerekli gördüðü delillerin toplanmasýný emredebileceði hükmü yer almaktadýr.
Bu düzenleme çerçevesinde, yangýnda defter ve belgeleri zayi olan iþverenlerin olayý tevsik eden belgelerle (itfaiye raporu, ekspertiz raporu, emniyet raporu vb) Türk Ticaret Kanunu’nun 68’nci maddesinin son fýkrasý hükmü gereðince 15 gün içerisinde ticari iþletmesinin bulunduðu yerin salahiyetli mahkemesine baþvurarak iþverene Zayi Belgesi verilmesini talep etmelidir.
Zayi belgesi talebi, ticari iþletmenin bulunduðu yer Asliye Ticaret Mahkemesi’nden istenmektedir.
Mahkemeye müracaat ederken hangi defter ve belgeler için zayi belgesi istenildiði belirtilmelidir. Mahkeme tarafýndan vuku bulan olayýn mahiyetine göre gerekli belgeler (örneðin itfaiye raporu) talep edilmekte olduðu için söz konusu belgeleri müracaat esnasýnda mahkemeye sunmak gerekli olmaktadýr. Ayrýca yangýn çýkmasý sonucu defter ve belgelerin yandýðý durum için alýnacak itfaiye raporunda yanmýþ ve okunamaz hale gelmiþ defter-belgeler ile ilgili tespitlerin (nev’i, seri-sýra no, cilt adedi ve boþ veya kullanýlmýþ olma durumu) raporda yer almasýnýn saðlanmasý yerinde olacaktýr. Ýlave olarak hizmet iliþkisi sebebi ile bu afet esnasýnda zayi olan belgelerin neden bu mahalde bulunduðunu da ayrýca ispat etmesi bakýmýndan hizmet sözleþmesi vb. belgelerin de mahkemeye baþvuru evraklarýna eklenmesinde yarar olacaktýr.
Baþvuru süresi olan 15 günlük süre hak düþürücü süredir. Kanun gereði öðrenilme tarihinden itibaren 15 gün içinde Asliye Ticaret Mahkemesi’ne baþvuruda bulunulmalýdýr.
