Günümüzde çalýþma iliþkileri, ilerleyen teknolojiye entegre olmaya devam etmektedir. Ýnsan Kaynaklarý kapsamýnda özlük dosyalarýnýn veya bordrolama süreçlerinin dijital ortamda yönetilmesi daha önce hiç olmadýðý kadar iþ dünyasýnýn gündemindedir.
4857 sayýlý Kanun'un 75. maddesinde "Ýþveren çalýþtýrdýðý her iþçi için bir özlük dosyasý düzenler. Ýþveren bu dosyada, iþçinin kimlik bilgilerinin yanýnda, bu Kanun ve diðer kanunlar uyarýnca düzenlemek zorunda olduðu her türlü belge ve kayýtlarý saklamak ve bunlarý istendiði zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadýr. Ýþveren, iþçi hakkýnda edindiði bilgileri dürüstlük kurallarý ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasýnda iþçinin haklý çýkarý bulunan bilgileri açýklamamakla yükümlüdür." hükmü yer almaktadýr.
Dolayýsýyla iþveren çalýþtýðý her iþçi için bir özlük dosyasý düzenlemek ve saklamak zorundadýr. Ek olarak, ilgili belgelerin iþyeri kurallarý, çalýþma koþulu niteliðinde olup, ýslak imzalý veya çalýþan tarafýndan özel olarak onaylanmýþ hallerinin muhafaza edilmesi kanýt yükümlülüðü adýna gerekliliktir.
Özlük dosyasýnda bazý belgeler iþe baþlanýrken verilmesi gerektiði gibi bazý belgeler ise iþçinin iþyerinde çalýþtýðý süre boyunca oluþturulan belgelerdir.
Özlük dosyalarýnda olmasý gereken belgelerin, ayný zamanda dijital süreçlerle de yürütülebilmesi mümkündür. Ýþçilerin özlük dosyalarýnda saklanmasý gereken önemli belgelerin baþýnda bordrolarý yer almaktadýr. Nitekim aylýk olarak iþçiler adýna düzenlenen bordrolarýn çalýþanlara fiziki olarak daðýtýlmasý, ýslak imzalarýnýn alýnmasý ve fiziki olarak özlük dosyalarýnda saklanmasý hem zaman hem de kâðýt kullanýmý açýsýndan bir yük oluþturmaktadýr.
5070 sayýlý Elektronik Ýmza Kanunu'na göre zaman damgasý, bir elektronik verinin, üretildiði, deðiþtirildiði, gönderildiði, alýndýðý ve/veya kaydedildiði zamanýn tespit edilmesi amacýyla, elektronik sertifika hizmet saðlayýcýsý tarafýndan elektronik imzayla doðrulanan kaydý, ifade eder.
5070 sayýlý Elektronik Ýmza Kanunu'nda öngörülen e-imza, dijital imza ve zaman damgasýna iliþkin gerekli alt yapýnýn kullanýlmasý ve iþlemlerin anýlan kanuna gerçekleþtirilmesi halinde bu iþlemlerin mevzuata uygun olacaðý ve iþveren yükümlülüðünün yerine getirilmiþ olacaðý kabul edilmektedir.
Bu kapsamda, bordro imzalama, yýllýk izin talepleri ve onaylarý gibi süreçlerin dijital olarak yönetilmesi mümkün hale gelmektedir. Süreçlerin dijitalleþtirilmesinden önce çalýþanlardan yazýlý olarak onay alýnmasý gerekir. Nitekim bu deðiþiklik çalýþanlar açýsýndan esaslý bir deðiþikliktir.
Dijital belgelendirme süreçlerinin de bir sistem dâhilinde olmasý halinde uygulamada ispat vesikasý olarak kabul edilmektedir. Esasen ispat açýsýndan ya e-imza ya da ýslak imza halen en geçerli iki yöntemdir.
Ýþverenler tarafýndan her ne kadar özlük belgelerinin dijital ortama aktarýlmasý mümkün olsa dahi, muhtemel denetimler ve uyuþmazlýklarda denetim elemanlarý tarafýndan ilgili belgelerin asýllarýnýn istenmesi gündeme gelebilir.
Bu noktada önemli olan çalýþanlarýn sadece kendi girebileceði bir sistem üzerinden talep oluþturmasý, gelen taleplerin, kullanýlan izinlerin þüpheye mahal vermeyecek þekilde log kayýtlarý vs. ile kanýtlanabilir olmasýdýr.
Ýlgili dijital sistem için en saðlýklý yöntemler, elektronik imza ve TÜBÝTAK zaman damgasýdýr. Bu yöntemlerin kullanýlmasý halinde bordrolama süreçlerinin elektronik ortamda yapýlmasý, iþçilerin bordrolarýný elektronik ortamda görmesi ve imzalamasý mümkündür.
Mevzuata uygun sistemlerin kurulmasýnýn ve iþçilerden esaslý deðiþiklik onayýnýn alýnmasýnýn ardýndan iþverenler bordro süreçlerini, yýllýk izin talebi ve onay süreçlerini ve diðer özlük dosyasýnda olmasý gereken belgeleri dijital ortamda saklayabilecek ve yönetebilecektir.
