İş Kanunu’na göre, işveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.
İşçi özlük dosyasında yer alacak belgeler İş Kanunu'nda açık olarak belirtilmemiştir. Ancak iş başvuru formu, iş sözleşmesi, görev tanımları, nüfus kâğıdı örneği ve vesikalık fotoğraf, ikametgâh ilmühaberi (yerleşim belgesi), adli sicil kaydı, İSG eğitim belgeleri, mesleki eğitim belgeleri, sağlık raporları, diploma sureti, deneme süresi değerlendirme formu, ihtarname, tutanak ve diğer belgeler, disiplin kurulu kararları gibi belgeler yer alabilir.
İşyeri çalışanlarının yasal hak edişleri hakkındaki zamanaşımı süreleri, dosya ve belgelerin saklama süreleri olarak değerlendirilir. Bu yönüyle iş ve sosyal güvenlik mevzuatında belirlenen zamanaşımı sürelerine göre özlük belgeleri saklanmalıdır.
Bu sürelerden sonra kişisel verilerin saklanmasındaki makul gerekçe ortadan kalktığından, bilgi ve belgelerin imha edilmesi veya anonim hale getirilmesi gerekir.
İş mevzuatında göre ücret alacaklarında zamanaşımı süresi beş yıldır. Personel konusunda işyerinde firmayı koruyacak tedbirleri almaları için bordroların imzalatılması ve personel dosyalarında yasal zaman aşımı süreleri olan beş yıl saklanması gerekmektedir.
Davaların, bordrodaki imzadan dolayı kaybedilmesi sorun yaratacağı için bordroların imzalatılması ve imzalı bordroların saklamak gerekmektedir. Bilhassa alt işverenlerle çalışan asıl işverenlerin müteselsil sorumlulukları nedeniyle imzalı bordro ve belgeleri olmaması halinde firmaların zaman aşımı süresince olumsuzluk yaşamaları daha fazla olacaktır.
Bu yönüyle ücret bordrolarıyla ilgili yapılması gerekenler; personel ödemeleri ile ilgili bordroların düzenlenmesi, personele imzalatılması ve dosyalarda beş yıl süreyle saklanması, personelin çalışırken veya işten ayrıldıktan sonra zaman aşımı süresince dava açması nedeniyle imzalı bordroların kıymetli evrak olarak saklanmasıdır.
Son düzenlemelere göre iş sözleşmesinden kaynaklanmak kaydıyla, hangi kanuna tabi olursa olsun, yıllık izin ücreti, kıdem tazminatı, ihbar tazminatı, kötü niyet tazminatı ve ayrımcılık tazminatı için zamanaşımı süresi on yıldan beş yıla indirilmiştir. Tıpkı, ücret bordroları gibi bu ödemelere ait belgelerin beş yıl muhafaza edilmesi şarttır.
İşveren veya işyeri sahipleri sosyal güvenliğe dair işyeri defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yılbaşından başlamak üzere on yıl süreyle saklamak zorundadır. Ayrıca gerektiğinde bu bilgi ve belgelerin SGK tarafından istenilmesi halinde on beş gün içinde ibraz etmek zorundadırlar. Buna göre çalışanların sosyal güvenliğine dair bilgi ve belgelerin on yıl süreyle özlük dosyasında saklanması gerekir.
İş kazası ve meslek hastalığının tespiti nedeniyle 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu gereği oluşturulan özlük dosyası evrak ve belgelerinin 10 yıllık süre içinde saklanması gerekmektedir.
Çünkü 6098 Sayılı Türk Borçlar Kanunu’nun 146. Maddesi hükmü doğrultusunda iş kazası ve meslek hastalığından doğan maddi ve manevi tazminatlar ile destekten yoksun kalma tazminatı davalarında 10 yıllık zamanaşımı süresi geçerlidir.
Ancak bir hastalığın ortaya çıkması daha uzun bir süre içerisinde ortaya çıkması söz konusu olduğundan iş kazası ve meslek hastalığına ilişkin belgeler mahkeme tarafından 10 yıl geçse dahi istenebilmektedir. İstisna olarak bu belgelerin daha uzun süreli; ancak makul sayılabilecek sürede saklanması gerekir.
