Ýþ Kanunu’na göre, iþveren çalýþtýrdýðý her iþçi için bir özlük dosyasý düzenler. Ýþveren bu dosyada, iþçinin kimlik bilgilerinin yanýnda, bu kanun ve diðer kanunlar uyarýnca düzenlemek zorunda olduðu her türlü belge ve kayýtlarý saklamak ve bunlarý istendiði zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadýr.
Ýþçi özlük dosyasýnda yer alacak belgeler Ýþ Kanunu'nda açýk olarak belirtilmemiþtir. Ancak iþ baþvuru formu, iþ sözleþmesi, görev tanýmlarý, nüfus kâðýdý örneði ve vesikalýk fotoðraf, ikametgâh ilmühaberi (yerleþim belgesi), adli sicil kaydý, ÝSG eðitim belgeleri, mesleki eðitim belgeleri, saðlýk raporlarý, diploma sureti, deneme süresi deðerlendirme formu, ihtarname, tutanak ve diðer belgeler, disiplin kurulu kararlarý gibi belgeler yer alabilir.
Ýþyeri çalýþanlarýnýn yasal hak ediþleri hakkýndaki zamanaþýmý süreleri, dosya ve belgelerin saklama süreleri olarak deðerlendirilir. Bu yönüyle iþ ve sosyal güvenlik mevzuatýnda belirlenen zamanaþýmý sürelerine göre özlük belgeleri saklanmalýdýr.
Bu sürelerden sonra kiþisel verilerin saklanmasýndaki makul gerekçe ortadan kalktýðýndan, bilgi ve belgelerin imha edilmesi veya anonim hale getirilmesi gerekir.
Ýþ mevzuatýnda göre ücret alacaklarýnda zamanaþýmý süresi beþ yýldýr. Personel konusunda iþyerinde firmayý koruyacak tedbirleri almalarý için bordrolarýn imzalatýlmasý ve personel dosyalarýnda yasal zaman aþýmý süreleri olan beþ yýl saklanmasý gerekmektedir.
Davalarýn, bordrodaki imzadan dolayý kaybedilmesi sorun yaratacaðý için bordrolarýn imzalatýlmasý ve imzalý bordrolarýn saklamak gerekmektedir. Bilhassa alt iþverenlerle çalýþan asýl iþverenlerin müteselsil sorumluluklarý nedeniyle imzalý bordro ve belgeleri olmamasý halinde firmalarýn zaman aþýmý süresince olumsuzluk yaþamalarý daha fazla olacaktýr.
Bu yönüyle ücret bordrolarýyla ilgili yapýlmasý gerekenler; personel ödemeleri ile ilgili bordrolarýn düzenlenmesi, personele imzalatýlmasý ve dosyalarda beþ yýl süreyle saklanmasý, personelin çalýþýrken veya iþten ayrýldýktan sonra zaman aþýmý süresince dava açmasý nedeniyle imzalý bordrolarýn kýymetli evrak olarak saklanmasýdýr.
Son düzenlemelere göre iþ sözleþmesinden kaynaklanmak kaydýyla, hangi kanuna tabi olursa olsun, yýllýk izin ücreti, kýdem tazminatý, ihbar tazminatý, kötü niyet tazminatý ve ayrýmcýlýk tazminatý için zamanaþýmý süresi on yýldan beþ yýla indirilmiþtir. Týpký, ücret bordrolarý gibi bu ödemelere ait belgelerin beþ yýl muhafaza edilmesi þarttýr.
Ýþveren veya iþyeri sahipleri sosyal güvenliðe dair iþyeri defter, kayýt ve belgelerini ilgili olduðu yýlý takip eden yýlbaþýndan baþlamak üzere on yýl süreyle saklamak zorundadýr. Ayrýca gerektiðinde bu bilgi ve belgelerin SGK tarafýndan istenilmesi halinde on beþ gün içinde ibraz etmek zorundadýrlar. Buna göre çalýþanlarýn sosyal güvenliðine dair bilgi ve belgelerin on yýl süreyle özlük dosyasýnda saklanmasý gerekir.
Ýþ kazasý ve meslek hastalýðýnýn tespiti nedeniyle 6331 sayýlý Ýþ Saðlýðý ve Güvenliði Kanunu gereði oluþturulan özlük dosyasý evrak ve belgelerinin 10 yýllýk süre içinde saklanmasý gerekmektedir.
Çünkü 6098 Sayýlý Türk Borçlar Kanunu’nun 146. Maddesi hükmü doðrultusunda iþ kazasý ve meslek hastalýðýndan doðan maddi ve manevi tazminatlar ile destekten yoksun kalma tazminatý davalarýnda 10 yýllýk zamanaþýmý süresi geçerlidir.
Ancak bir hastalýðýn ortaya çýkmasý daha uzun bir süre içerisinde ortaya çýkmasý söz konusu olduðundan iþ kazasý ve meslek hastalýðýna iliþkin belgeler mahkeme tarafýndan 10 yýl geçse dahi istenebilmektedir. Ýstisna olarak bu belgelerin daha uzun süreli; ancak makul sayýlabilecek sürede saklanmasý gerekir.
