Ýþverenin yapmakla yükümlü olduðu iþler arasýnda 4857 Sayýlý Ýþ Kanunu’nun 75. Maddesi uyarýnca “Özlük Dosyasý” düzenlemek de vardýr.
Ýþveren çalýþtýrdýðý her iþçi için bir özlük dosyasý düzenler. Ýþveren bu dosyada, iþçinin kimlik bilgilerinin yanýnda, bu Kanun ve diðer kanunlar uyarýnca düzenlemek zorunda olduðu her türlü belge ve kayýtlarý saklamak ve bunlarý istendiði zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadýr. Özlük dosyasýnda bazý belgeler iþe baþlanýrken verilmesi gerektiði gibi bazý belgeler ise iþçinin iþyerinde çalýþtýðý süre boyunca oluþturulan belgelerdir.
Özlük dosyasýnda, iþ baþvuru formu, iþ sözleþmesi,sigortalý iþe giriþ bildirgesi, sigortalý iþten ayrýlýþ bildirgesi, aile durum bildirimi formu, nüfus cüzdaný sureti, ikamete dayalý nüfus kayýt örneði, ücret hesap pusulalarý (imzalý olarak), mezuniyet belgesi/diploma fotokopisi, demirbaþ malzeme teslim belgesi, adli sicil kaydý (yasal zorunluluk bulunan iþçilerde), askerlik durumunu gösterir belgeler, 18 yaþýndan küçük çalýþan var ise ebeveyninin muvafakatnamesi, yabancý uyruklu iþçilerde çalýþma izin belgesi ikamet belgesi, yýllýk izin formlarý, savunma, ihtar ve disiplin cezalarý gibi belgeler bulundurulmalýdýr.
Ýþveren, iþçi hakkýnda edindiði bilgileri dürüstlük kurallarý ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasýnda iþçinin haklý çýkarý bulunan bilgileri açýklamamakla yükümlüdür.
Özlük Dosyalarýnýn kiþisel verileri içermesi nedeniyle gizlilikle saklanmasý gerekmektedir. Ýþveren, iþçi hakkýnda edindiði bilgileri dürüstlük kurallarý ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasýnda iþçinin haklý çýkarý bulunan bilgileri açýklamamakla yükümlüdür.
24.03.2016 tarih ve 6698 sayýlý Kiþisel Verilerin Korunmasý Kanunu ile özlük dosyalarýnda arþivlenen bilgilerin gizliliði daha önemli hale gelmiþtir.
Ýþyeri çalýþanlarýnýn yasal hak ediþleri hakkýndaki zamanaþýmý süreleri, dosya ve belgelerin saklama süreleri olarak deðerlendirilir. Bu yönüyle iþ ve sosyal güvenlik mevzuatýnda belirlenen zamanaþýmý sürelerine göre özlük belgeleri saklanmalýdýr.
Bu sürelerden sonra kiþisel verilerin saklanmasýndaki makul gerekçe ortadan kalktýðýndan, bilgi ve belgelerin imha edilmesi veya anonim hale getirilmesi gerekir.
KVKK mevzuatý uyarýnca, özlük dosyasýnda, gereksiz ve amacý olmayan belge ve bilgi alýnmamalý ve bulundurulmamalýdýr.
Ýþ mevzuatýnda göre ücret alacaklarýnda zamanaþýmý süresi beþ yýldýr. Personel konusunda iþyerinde firmayý koruyacak tedbirleri almalarý için bordrolarýn imzalatýlmasý ve personel dosyalarýnda yasal zaman aþýmý süreleri olan beþ yýl saklanmasý gerekmektedir.
Davalarýn, bordrodaki imzadan dolayý kaybedilmesi sorun yaratacaðý için bordrolarýn imzalatýlmasý ve imzalý bordrolarýn saklamak gerekmektedir. Bilhassa alt iþverenlerle çalýþan asýl iþverenlerin müteselsil sorumluluklarý nedeniyle imzalý bordro ve belgeleri olmamasý halinde firmalarýn zaman aþýmý süresince olumsuzluk yaþamalarý daha fazla olacaktýr.
Ýþ sözleþmesinden kaynaklanmak kaydýyla, zaman aþýmý süresi on yýldan beþ yýla indirilmiþtir. Ücret bordrolarý gibi, yýllýk izin ücreti, kýdem tazminatý, ihbar tazminatý, kötü niyet tazminatý ve ayrýmcýlýk tazminatý için bu ödemelere ait belgelerin beþ yýl saklanmasý gerekir.
Ýþveren veya iþyeri sahipleri sosyal güvenliðe dair iþyeri defter, kayýt ve belgelerini ilgili olduðu yýlý takip eden yýlbaþýndan baþlamak üzere on yýl süreyle saklamak zorundadýr. Ayrýca gerektiðinde bu bilgi ve belgelerin SGK tarafýndan istenilmesi halinde on beþ gün içinde ibraz etmek zorundadýrlar. Buna göre çalýþanlarýn sosyal güvenliðine dair bilgi ve belgelerin on yýl süreyle özlük dosyasýnda saklanmasý gerekir.
Vergi mevzuatýnda 5 yýl, SGK mevzuatýnda 10 yýl, Türk Ticaret Kanunu’nda 10 yýl ve Ýþ Saðlýðý ve Güvenliði mevzuatýnda ise 15 yýl saklama zorunluluðu vardýr. Bir diðer ifade ile þirket çalýþanlarýnýn özlük dosyalarýný zaman aþýmý süresince saklamalý ve bu süreler aþýldýktan sonra ilgili verileri imha etmelidir.
