Son yılların önemli konularından birisi olan Kişisel Verileri Koruma Kanunu kapsamında işverenlere bir çok yükümlülük getirilmiştir. Hatta bir çok işletme bu anlamda yükümlülüklerini yerine getirmek için yoğun bir çaba ve emek harcamaktadır.
Bu yükümlülüklerden birisi de veri sorumluları siciline kayıt yaptırma yükümlülüğüdür.
Kişisel veri işleme envanteri hazırlamadan VERBİS’e kayıt ve bildirim gerçekleştiren veri sorumluları ile envanter hazırlama süreçlerini tamamlayamadığı için süresinde kayıt ve bildirim yükümlülüğünü yerine getiremeyecek olan veri sorumluları bulunmaktadır, kayıt yükümlülüğünün ertelenmesine yukarıda bahsi geçen hususlar neden olmuştur. Kişisel veri, kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi ifade etmektedir. Kişisel verinin korunması, insan hakları ve temel özgürlüklerine ilişkindir.
Dolayısıyla elde edilen veya işlenen her türlü kişisel verinin özel hayatın gizliliği esası çerçevesinde işlenmesi gerekmektedir.
Veri sorumlusu, kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi ifade eder. Tüzel kişiler, kişisel verileri işleme konusunda gerçekleştirdiği faaliyetler kapsamında bizatihi kendileri “veri sorumlusu” olup, ilgili düzenlemelerde belirtilen hukuki sorumluluk tüzel kişinin şahsında doğacaktır. Bu konuda kamu hukuku tüzel kişileri ve özel hukuk tüzel kişileri bakımından bir farklılık gözetilmemektedir. VERBİS’e veri sorumlularınca girilen bilgiler KVKK internet sayfası olan www.kvkk.gov.tr adresi üzerinden paylaşılacaktır.
VERBİS sistemine, ilgili kişilerin kişisel verileri değil, aksine başlıklar halinde kategorik bazda hangi tür kişisel verilerin hangi amaçlarla işlendiği, ne kadar süreyle muhafaza edileceği ve kategorik bazda nerelere aktarılabileceği gibi bilgiler girilecektir. Kanuna göre veri sorumlusu kişisel verilerin işlenme amacını ve yöntemini belirleyen kişidir. Yani işleme faaliyetinin “neden” ve “nasıl” yapılacağı sorularının cevabını verecek kişidir. Veri sorumluları, sicilde kayıtlı bilgilerde değişiklik olması halinde meydana gelen değişiklikleri, VERBİS üzerinden yedi gün içerisinde kuruma bildirir. Veri sorumlusu, sicil kaydının silinmesine ilişkin olarak VERBİS üzerinden kuruma başvurur. Kayıt yükümlüğünü gerektiren faaliyet sona erer ya da ortadan kalkarsa, sicil kaydı silinir. Bu kayıtlar, istendiğinde erişilebilir olmakla birlikte üzerinde herhangi bir değişiklik yapılamayacak şekilde tutulur. Sicil kaydının silinmesi veri sorumlusunun Sicile kayıtlı olduğu dönemdeki yükümlülüklerini ortadan kaldırmaz.
Kayıt işlemleri için hukuk biriminden veya buna ilişkin hizmet veren uzman KVKK danışmanlarından da destek alınarak kvkk.gov.tr adresinden sisteme kayıt yapılabilecektir.
Yıllık çalışan sayısı 50’den çok veya yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den çok olan gerçek ve tüzel kişiler bu kapsamdadır. 27.12.2019 tarihinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından alınan 2019/387 sayılı karar ile yapılan duyuru kapsamında yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla belirlenen son tarih uzatılmıştır. Kişisel Verileri Koruma Kurulu 27.12.2019 tarihli ve 2019/387 sayılı Kararı ile VERBİS sistemine son kayıt tarihinin 30 Haziran 2020’ye ertelenmesi kararı alınmıştı. Covid-19 virüs salgını nedeniyle bazı işyerlerinin fiziksel olarak kapalı olduğu veya uzaktan / dönüşümlü çalışma modeli uygulandığı, bu nedenle veri sorumlularınca kişisel veri işleme envanteri hazırlama çalışmalarının yapılamadığı ve Veri Sorumluları Siciline (Sicil) kayıt yükümlülüğünün süresinde yerine getirilemediği gerekçesiyle Sicile kayıt sürelerinin uzatılmasına ilişkin Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği (TOBB) ile muhtelif sektör temsilcileri tarafından Kuruma intikal ettirilen taleplerin değerlendirilmesi neticesinde Kişisel Verileri Koruma Kurulunun 23/06/2020 tarihli ve 2020/482 sayılı Kararı ile VERBİS sistemine son kayıt tarihi uzatılmıştır. Buna göre;
- Yıllık çalışan sayısı 50’den çok veya yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den çok olan gerçek ve tüzel kişi veri sorumluları ile yurtdışında yerleşik gerçek ve tüzel kişi veri sorumlularının Sicile kayıt yükümlülüğünü yerine getirmeleri için belirlenen sürenin 30.09.2020 tarihine,
- Yıllık çalışan sayısı 50’den az ve yıllık mali bilançosu 25 milyon TL’ den az olup ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olan gerçek ve tüzel kişi veri sorumlularının Sicile kayıt yükümlülüğünü yerine getirmeleri için belirlenen sürenin 31.03.2021 tarihine,
- Kamu kurum ve kuruluşu veri sorumlularının Sicile kayıt yükümlülüğünü yerine getirmeleri için belirlenen sürenin 31.03.2021 tarihine,
kadar uzatılmıştır.
Kayıt işlemleri için son tarih olan 30 Haziran 2020 yukarıda belirtilen sürelerde uzatılmıştır. Kapsam dâhilinde olup Veri Sorumluları Sicili’ne kayıt ve bildirim yükümlülüğüne aykırı hareket edenler hakkında 20.000 Türk Lirası’ndan 1.000.000 Türk Lirası’na kadar idari para cezası verileceği 6698 Sayılı Kanun hükümlerince düzenlenmiştir.
